Digitale transformatie begint bij de mensen

Je wilt dan dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Waarom? Omdat iets gewoonweg niet slaagt als je de mensen niet meekrijgt en ze niet aan de slag gaan met de voorgenomen innovatie of veranderende processen. Vaak vraagt verandering naar de digitale toekomst om een flinke investering. Maar als je mensen er niet mee (willen) gaan werken, is het weggegooid geld. Business wise zie je dat terug: het levert niks op. Plus het zorgt binnen een organisatie voor een hoop frustratie als je telkens op weerstand stuit.”

Waar komt die weerstand vandaan?

“Weerstand komt vaak voort uit onwetendheid. We horen geregeld dingen als ‘Waarom zouden we anders gaan werken, het gaat toch goed zo?’, ‘Wat heb ik aan deze nieuwe tool, de huidige werkt toch prima?’. Zulke vragen zijn ook logisch. Want mensen weten dan nog niet wat die innovatie en digitalisatie precies inhoudt. Wat de voordelen zijn die nieuwe kennis en tools hen biedt. Dat moeten ze nog ervaren.

Het is daarnaast belangrijk om iedereen van begin af aan mee te nemen in het hele traject, zowel strategisch als praktisch. Dit geldt voor alle lagen, van uitvoerend medewerkers tot aan leidinggevenden en directie. Gebeurt dat niet, dan kan dat ook leiden tot weerstand en frustratie. Want ‘Leuk dat het management dit wil, maar dat ga ik dus mooi niet doen.’ Helaas komt het nog steeds voor dat de uitvoerende laag niet wordt meegenomen in de plannen van hogerhand. Dat is echt zonde.”

Is het management zich daar altijd bewust van?

“Nee zeker niet. Het is ook geen onwil, maar men staat daar gewoonweg niet bij stil. Zo was ik een keer bij een klant die zijn mensen – in zijn ogen – echt voorop had staan. Zij moesten bepaalde data kunnen vinden op één centraal platform en daarvoor had hij al een tool gekozen. Aan ons de vraag of we konden helpen bij de implementatie hiervan. Daar ging het al mis. Want hier ging de techniek voor de mens. De tool was al gekozen, maar sloot niet aan op dat wat de organisatie én de mensen binnen de organisatie nodig hadden. Er was hun ook niets gevraagd. Dat is jammer, want als je begint met je mensen te betrekken bij je plannen, voorkom je vaak niet alleen weerstand, maar ook een eindeloos lang verandertraject en onnodige uitgaves voor tools die overbodig zijn.”

Hoe vlieg je zoiets dan aan?

“Bij een bedrijf dat onze hulp vraagt op het gebied van innovatie en digitalisatie, peilen we eerst wat het huidige kennisniveau is. Zodat we ook op het juiste niveau kunnen starten. Soms moet je dan even terug naar het begin en starten met (het overbrengen van) de basis(kennis). Een andere keer kun je al meteen meer de diepte in. Vaak werken we met een kernteam vanuit Based, waarin ieder zijn of haar eigen specialisme heeft. Als blijkt dat er bijvoorbeeld aanvullende uitleg is over OTL of Linked Data, dan zetten we daar de juiste persoon voor in. Ik zie Based ook echt als een vertaler. We vertalen complexe materie van nerd-taal naar lekentaal. We gaan overal stap voor stap doorheen en maken deze inzichtelijk voor de mensen die ermee aan de slag moeten gaan. Zo ervaren ze hoe het is om ermee te werken. Dat is het punt van mensen meenemen: ze moeten zelf voélen hoe het is als ze tijd winnen, betere resultaten krijgen etc. Dan pas zien ze ook dat ze eerder dus veel tijd hebben verspeeld met zoeken en daardoor eigenlijk onnodig gefrustreerd waren”

En hoe ziet die kennisoverdracht er in de praktijk uit?

“Dat hangt af van de vraag. Eerst inventariseren we dus wat het kennisniveau is. Daarna starten we met het stuk visie en strategie. Als dat er nog niet ligt, bepalen we dit samen met de klant. Is de visie en strategie wel al duidelijk, dan gebruiken we dat als basis voor ons plan van aanpak. Zo’n plan omvat altijd een analyse van de processen. We gaan in gesprek met de mensen: hoe werk jij, wat is jouw volgende stap, waar zoek jij je info op, waar stuur je op aan? Feit is dat mensen in het begin vaak blijven hameren dat ze het ‘altijd al op die manier doen’. En ja, dat werkt, want ze krijgen en zien een gewenst resultaat. Waar ze niet bij stil staan, is dat het op diverse vlakken sneller, accurater en eenvoudiger kan.

Met onze ervaring zien we vaak snel waar men tegenaan loopt. Maar de mensen moeten het zelf ook zien. Daarom nemen we hen graag middels een workshop mee in de nieuwe strategie. Een workshop is namelijk ideaal om de mensen die volgens die strategie moeten gaan werken, ook echt engaged te krijgen. Ze voelen dan echt welk doel er gekozen is, en ervaren dat het gaat helpen. Ook krijgen ze zo de ruimte om te kunnen melden waar ze tegenaan lopen. Vaak komen er dan punten naar boven die sneller, beter en makkelijker kunnen.” 

En verder?

“Met een workshop leggen we vaak al een goeie basis. Vervolgens hangt het van de organisatie af of we nog meer workshops of trainingen op diverse gebieden geven. Of bijvoorbeeld toch liever ‘on the job begeleiding’.  Dat is afhankelijk van de behoefte en vraag van die organisatie en de mensen die er werken. De ene keer zitten we letterlijk naast iemand, de andere keer geven we instructies en gaat men zelf aan de slag. Maar in het algemeen nemen we vaak werk uit handen en zijn zo een katalysator voor de verandering.” 

Hier ligt ook de kracht van Based. Niet alleen in het implementeren van theoretische kennis, maar juist in het meekrijgen van de mensen, op alle lagen binnen een organisatie. Dat vind ik persoonlijk ook het leukste aan mijn werk.”

Waarom vind je dit zo leuk?

“Als je mensen in een organisatie mee kunt nemen, kun je echt toegevoegde waarde leveren en impact maken. Daarnaast geeft het mij energie dat ik mag werken met zoveel verschillende mensen. Mensen die direct enthousiast zijn en alles willen weten, mensen die denken ‘eerst zien, dan geloven’ en mensen die al voorwerk hebben gedaan en al goed op de hoogte zijn. Ieder vraagt een andere benadering en kan op een andere manier waardevol bijdragen aan de transformatie van hun organisatie.

Het ultieme doel bij het meekrijgen van een organisatie is dat de mensen er uiteindelijk zelf mee verder kunnen. Hebben we dat als Based bereikt bij een klant, dan geeft dat voldoening. Dat is de toegevoegde waarde waar ik persoonlijk altijd naar op zoek ben.”

Is het menselijke aspect ook zo belangrijk binnen Based zelf?

“Ja heel erg. We noemen onszelf niet voor niets sociale techneuten. Mens en cultuur staan voorop. Dat is niet voor niets. Daar begint het mee. We handelen vanuit mens, niet vanuit techniek. Dus zie jij jezelf ook als een sociale techneut, dan ben je van harte welkom. We hebben nog een paar mooie vacatures openstaan!”

Meer weten over onze manier van werken?
Neem dan contact op met Hanneke via 06 – 330 92 634 of bekijk onze website.