Waarom toegankelijke data onmisbaar is voor vastgoedbeheer

Is data wel vastgelegd, dan vaak op meerdere plaatsen in plaats van gestructureerd op één centrale en toegankelijke plek. Alle betrokken projectpartijen hebben hun data apart opgeslagen of verschillende collega’s binnen het bedrijf het data lokaal opgeslagen. Je kunt wel raden wat dat als gevolg heeft. Juist, chaos. Want wil de ene partij een project starten, dan moet hij eerst data ophalen bij een andere partij. Of bij meerdere partijen. Al deze partijen hebben hun eigen ‘laatste versie’, maar wat is nu de meest up to date variant van een rapport? Hoe weet je nu welke de juiste is en wat het document is waar je blindelings op kunt vertrouwen?  

Een voorbeeld: stel je wilt de staat van onderhoud weten van een van je gebouwen. Hiervoor heb je documenten nodig. Is deze data niet centraal toegankelijk, dan zul je dit veelal moeten opvragen bij bijvoorbeeld de afdeling bedrijfsbureau. Maar degene die je te woord staat, moet vaak eerst te rade gaan bij verschillende afdelingen om bij elke afdeling de door jou gewenste informatie te vergaren. Die moet hij/zij vervolgens bundelen en dan moet jij maar zorgen dat je daar nog wijs uit wordt. Hoe omslachtig klinkt dit? Niet alleen gaat er zo weer een paar maanden overheen, maar ook moet je er dan maar van uitgaan dat de informatie die je hebt ontvangen, daadwerkelijk klopt. En grote kans dat er ook nog nieuwe rapporten nodig zijn met ontbrekende informatie, dus krijg je ook nog eens te maken met extra kosten. 

Zou het niet veel en veel makkelijker zijn wanneer er één centrale database – bijvoorbeeld een vastgoeddatasysteem, ERP-systeem met aanvullend een BIM-model – is waarin álle beschikbare informatie is vastgelegd? 

De voordelen van toegankelijke data 

Je wilt toch helemaal geen tijd kwijt zijn met het zoeken naar – en vergelijken van – gegevens, maar gewoon meteen aan de slag? Denk je eens in wat de gevolgen zouden zijn wanneer alle benodigde vastgoeddata op één plek is opgeslagen. Wanneer essentiële informatie die je nodig hebt voor iedere betrokken partij toegankelijk is. Niet alleen bij nieuwe projecten, maar ook bij zaken met betrekking tot beheer en onderhoud. 

Er zijn legio voordelen te noemen, waaronder: 

• Je kunt veel sneller schakelen. Informatie is namelijk up to date en direct beschikbaar;
• Informatie is makkelijk over te dragen aan collega’s, project- en/of bouwteamleden;
• Er is maar één waarheid. Je hoeft niet langer de informatie in de verschillende documenten te vergelijken en te verifiëren ten opzichte van elkaar. Misschien is er namelijk ooit iets vervangen of aangepast en staat dit in het ene document wel goed en in een ander document niet goed omschreven;
• Je bent niet afhankelijk van de werkdruk van anderen en hoeft dus niet meer te wachten op benodigde data. Sterker nog, de werkdruk verlaagt zelfs, omdat mensen niet meer continu gehaast achter informatie aan hoeven te gaan. Lekker lean!
• Afdelingen kunnen zo beter samenwerken;
• Informatie is altijd via metadata beschikbaar.

Kortom, toegankelijke data bespaart je tijd en geld. 

Nog een voorbeeld: als woningcorporatie krijg je te maken met een defect aan de woning van een van ‘jouw’ bewoners. Er moet iets vervangen worden. Dan is het wel zo handig als je alle gegevens omtrent die woning direct bij de hand hebt. Zo kun je meteen zien wat voor objecten en materialen er gebruikt en aanwezig zijn. Sterker nog, je weet zelfs meteen met wie je te maken hebt. Door alleen al te zoeken op adres of achternaam, wordt namelijk direct alle informatie over woning én bewoner beschikbaar. Je kunt iemand zo dus veel sneller en persoonlijker helpen. 

Hoe helpt Based bij het toegankelijk maken van data?

Vanuit Based helpen we bij het in kaart brengen van de informatiebehoefte binnen vastgoedbeheerders en het op orde brengen van beschikbare data van hun vastgoed. We bekijken onder andere welke informatie er nodig is voor beheer en/of start van nieuwe projecten. Vervolgens rollen we een gedegen strategie uit, waarbij het uitgangspunt is om structuur aan te brengen binnen de verschillende informatiestromen. 

Samen met de opdrachtgever bepalen we waar welke informatie ontsloten gaat worden, bijvoorbeeld in een BIM-model of een database/platform. Vervolgens ondersteunen we bij het daadwerkelijk gestructureerd vastleggen van deze data. Hier komen onze drie pijlers – datastrategie, digitaal assetmanagement en informatiemanagement – dus ook weer duidelijk terug. 

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden?

Ben je op zoek naar een manier om jouw informatiebehoefte te inventariseren en jouw data centraal toegankelijk te maken? Neem dan contact met me op. Ik neem je graag mee in onze ervaringen en de mogelijkheden die er zijn!